Nro 5. Virtuaalitiimit

Mikä on virtuaalitiimi?

Virtuaalitiimi on, että on ryhmä ihmisiä, joilla on sama tavoite ja päämäärä, mutta kaikki ryhmästä eivät työskentele samassa paikassa tai edes samalla aikavyöhykkeellä. Virtuaalitiimin kommunikointi keskenään tapahtuu hyödyntäen erilaisia elektronisia kommunikaatiovälineitä. Virtuaalitiimin keskeisiä haasteita ovat mahdollisesti maantieteellinen hajautuminen, miten luodaan yhteishenki ja luottamusta ilman kasvokkain tapaamisia. Myös aikaerot, miten yhteistyö koordinoidaan jos ihmiset ovat eriaikaan töissä sekä toimijoiden erilaisuus, ihmisten kulttuurierot ja eri ajattelutavat, miten estetään konfliktien synty. Ennen kaikkea haasteena on saada sähköinen kommunikaatio toimimaan, pahimmassa tapauksessa kommunikaatio voi olla epäselvää tai ymmärretään mainittu asia väärin.

Hyvin toimiessa virtuaalitiimit voivat tuoda hyötyä organisaatiolle, kuten:

• Saadaan parhaat työntekijät projektin hoitoon kun paikkakunta ei ole esteenä
• Ympäristölliset hyödyt
• Globaali työpäivä eli 24 h työpäivä 8 h sijaan
• Lisääntynyt joustavuus, tuottavuus ja innovatiivisuus
• Pieni toimistotilavaatimus, matka-ajat ja kustannukset pienemmät

Tiimin jäsenten on luotettava toisiinsa ja jaettava aktiivisesti tietoa toisilleen, jotta virtuaalinen tiimi toimisi tehokkaasti. Ellei ole luottamusta ei tiimityössä ole avoimuuden tunnetta eikä kunnolla hyödynnetä viestintäkanavien käyttöä. Nämä taas tekevät sen, että tiimityö ei toimi eikä haluttua tulosta saada aikaan. Virtuaalitiimi vaatii osallistujaltaan itsekuria, luotettavuutta ja tunnollisuutta. Virtuaalitiimi tarvitsee toimiakseen toimivan sosiaalisen verkoston eli ihmisten on juteltava ja vaihdettava tietojaan ja ideoitaan aktiivisesti keskenään. Virtuaalinen tiimi ei myöskään voi toimia tehokkaasti ellei sitä johdeta ja koordinoida riittävän hyvin. Toimiva virtuaalitiimi hyödyntää reaaliaikaista ja viiveellä tapahtuvaa viestintää, jolloin saadaan tiimin eduksi sananvapaus. Näin kaikilla on mahdollisuus osallistua työhön sekä hiljaisemmat jäsenet uskaltavat myös antaa mielipiteensä kirjallisesti.

Virtuaalisen tiimin ja fyysisen johtamisen erot

Virtuaalisen tiimin johtaminen on vaativampaa ja monimutkaisempaa kuin fyysisen tiimin johtaminen, missä kaikki työntekijät ovat samoissa tiloissa. Virtuaalisen tiimin johtamista varten on haastettava itsensä ja löydettävä uusia innovatiivisia keinoja, mitä ei ennen ole kokeiltu.

Virtuaalisen tiimin johtamisessa korostuu entistä tärkeämmäksi tiedon jakaminen ja luottamus sekä vuorovaikutus muiden jäsenten kanssa. Esimies ei samalla tavalla pysty valvomaan ja ohjaamaan työn tekoa tai antamaan palautetta virtuaalisessa tiimissä. Kun kaikki eivät työskentele samassa paikassa eivätkä välttämättä koskaan tapaa kasvotusten on tärkeää, että tiimillä on hyvä yhteishenki. Esimiehen on luotava toimiva ja yhteinen ryhmäidentiteetti tiimin yhteyden tunteen edistämiseksi. Organisaation arvot ja organisaatiokulttuuri on tuotava esille ja kaikkien pitäisi omaksua ne ja toimia niiden mukaan.

Edistääkseen virtuaalisen tiimin avoimuutta ja luottamusta esimiehen on luotava sosiaalinen tuki. Kun jäsenet jakavat tiedon ja työskentelevät samojen tavoitteiden eteen, saadaan luotua hyvä ilmapiiri. Erityisen tärkeää on, että kaikkia kuunnellaan ja kysytään toisten mielipidettä. Avoimuutta edistää se, että jokainen saa mahdollisuuden ottaa asioihin kantaa ja vaikuttaa niiden toteutumiseen. Kun organisaatiossa on avoimuuden tunnetta, sujuu myös viestintä eri suuntiin, kuten henkilöstön kesken, henkilöstöltä esimiehelle ja esimieheltä henkilöstölle.  Ilman sujuvaa viestintää ei tiimityö toimi. Tämän takia on osattava luoda välimatkasta huolimatta henkilökohtaisia suhteita jäsenten välille. Viestinnän sujumiseksi on luotava selkeät toimintaohjeet, jotka myös tukevat organisaation arvoja ja tehtävän tavoitteita. On pidettävä säännöllisiä palavereita esimerkiksi videon välityksellä ja jaettava palaverin dokumentit kaikille sitä tarvitseville. Viestinnässä on oltava selkeä ja pyrittävä pitämään säännöllisesti yhteyttä toisiin.

Virtuaalisen tiimin työkaluja

Virtuaalisen tiimin toimivuuden kannalta on tärkeää löytää ja käyttää sopivia työkaluja. Mitä erilaisia työkaluja voi sitten mahdollisesti käyttää? Niitä on paljon saatavilla niin maksullisia kuin ilmaisiakin. On muistettava, että yhdelle virtuaaliselle tiimille toimivat työkalut eivät välttämättä toimi yhtä hyvin toisella. Virtuaalisen tiimin työkaluja valittaessa on muistettava löytää oman tiimin kannalta toimivammat. Mutta nyt seuraavaksi kuvaan lyhyesti viisi erilaista työkalua ja yhteen niihin jopa tutustuin, josta aion myös kertoa lyhyesti omat käyttäjäkokemukseni.

• Google drive on ilmainen pilvipalvelu, jonka tarkoitus on pystyä jakamaan tiedostoja. Google drivea voi käyttää esimerkiksi kätevästi tietokoneella ja mobiililaitteella. Siellä voidaan reaaliaikaisesti yhtä aikaa työstää samaa asiakirjaa ja tallentaa paljon erilaisia tiedostoja. Google driven avulla pääsee tiedostoon käsiksi missä ja milloin vain sekä tiedostot voidaan jakaa muille.
• Lync on pikaviestin- ja videokonferenssijärjestelmä. Sen avulla näkee helposti onko haluttu henkilö paikalla vai varattu eli ”älä häiritse” -tilassa. Lyncin avulla voi jakaa pikaviestien nopeasti yksinkertaisia asioita tai sitten pitää videopuhelun, jolloin voidaan keskustella syvällisempiä aikaa vieviä asioita.
• Sähköposti on hyvä tiedon jakamista varten. Siinä voi viestiä yhdelle tai useammalle henkilölle yhtä aikaa. Toimiakseen vaatii organisointikykyjä, koska tärkeät viestit voivat hukkua muiden viestien joukkoon ja näin jäädä vastaamatta viestiin. Väärinymmärrysten riski on myös tässä suuri.
• Organisaation oma intranet on vain yrityksen omassa käytössä ja jokainen työntekijä pääsee omilla tunnuksilla sinne. Näin tieto on kaikilla saatavissa ja intranet voi olla toimiva tiedon jakelun väline. Sen heikkous on, että se on kallis toteuttaa ja huonosti toteutettuna taas voi tiedon etsiminen olla vaikeaa ja käyttäjä turhautua.
• Blogin avulla voidaan jakaa ideoita ja kommentteja sekä luoda keskusteluverkosto. Blogi on sivusto, johon yksi tai useampi henkilö voi muokata ja sen voi perustaa esim. asiakkaita varten tai yksityisenä vain yrityksen käyttöön esim. Intranetissa. Huonona puolena on se, että toimiakseen se vaatii käyttäjältään sitoutumista ylläpitämiseen eli paljon aikaa, jotta siitä saa hyödyn irti.

Tutustuin työkaluun Google drive, jota en ollut ennen kokeillut. Pidin siitä, että työkalu on ilmainen ja että siinä pääsen käsiksi tallennettaviin tiedostoihin joko puhelimeni tai tietokoneeni kautta mistä ja milloin vain. Pidin sitä myös aika yksinkertaisena käyttää, ei ollut mitään rakettitiedettä, joka vaatii paljon ohjeisiin tutustumista vaan maalaisjärjellä pärjäsi. Google driven omat tekstin tuottamisen palvelut olivat yksinkertaisia käyttää ja vähän tutustumalla eri toimintojen ominaisuuksiin sujui käyttö helposti. Oli ihmeen hyvä työkalu saatavilla ilmaisena, vaikka lisätallennustilaa voi halutessa ostaa. Työkalun taas vähän ongelmallinen kohta oli minun mielestäni se, että on niin tottunut käyttäjä ostetun Microsoft Office Wordin ja Excelin sekä Powerpointin käytössä ja yksinkertaisempi Google Docs, Sheets ja Slides omaavat paljon vähemmän ominaisuuksia. Toisaalta vähemmät ominaisuudet tekevät siitä helpomman käyttää. Riippuu käyttäjästä mitä ominaisuuksia tiedostontuottamisenohjelmista haluaa. Muuten työkalu oli hyvä ja helppokäyttöinen.



Lähde: Virolainen, H. 2010. ”Kai sitä ihminen on vaan sellainen laumaeläin” – virtuaalisen tiimin ilmapiiri. Väitöskirja. Saatavilla: https://www.doria.fi/bitstream/handle/10024/96676/Ae8_2010.pdf?sequence=2 [viitattu 22.3.2016].